Mise à jour du DUERP : quand, par qui, et conservation 40 ans
Trois déclencheurs fixés par le Code du travail, des contributeurs désignés, une transmission au SPST et des versions à garder quarante ans : ce que disent les textes en vigueur.
La mise à jour du DUERP est la partie de l'obligation que l'on oublie le plus facilement. Le document a été rédigé une fois, il dort dans un classeur ou un dossier partagé, et plus personne ne sait très bien quand le revoir, avec qui, ni combien de temps garder les anciennes versions.
Les réponses tiennent dans quatre articles du Code du travail : L4121-3, L4121-3-1, R4121-2 et R4121-4, tous dans leur version en vigueur depuis le 31 mars 2022.
Ce billet les reprend dans l'ordre où un employeur se pose les questions : quand mettre à jour, qui y contribue, à qui transmettre, quoi conserver. Puis il propose une liste de vérifications à mener cette semaine.
Mise à jour du DUERP : ce que disent les textes
Quand. L'article R4121-2 du Code du travail, dans sa rédaction issue du décret n° 2022-395 du 18 mars 2022, fixe trois cas.
Premier cas : au moins chaque année dans les entreprises d'au moins onze salariés. Deuxième cas : lors de toute décision d'aménagement important modifiant les conditions de santé et de sécurité ou les conditions de travail. Troisième cas : lorsqu'une information supplémentaire intéressant l'évaluation d'un risque est portée à la connaissance de l'employeur.
Sous 11 salariés, la périodicité annuelle ne s'impose donc pas, mais les deux autres cas s'appliquent. L'article L4121-3 admet une mise à jour moins fréquente dans ces entreprises « sous réserve que soit garanti un niveau équivalent de protection ».
Le même article R4121-2 ajoute qu'à chaque mise à jour, le programme annuel de prévention (à partir de 50 salariés) ou la liste des actions de prévention et de protection (en dessous) est mis à jour si nécessaire.
Par qui. C'est l'employeur qui transcrit et met à jour le document unique, selon l'article L4121-3-1.
L'employeur n'est pas seul : l'article L4121-3 cite comme contributeurs le comité social et économique (CSE) et sa commission santé, sécurité et conditions de travail s'ils existent, le ou les salariés désignés en application de l'article L4644-1 s'il y en a, et le service de prévention et de santé au travail (SPST).
Le CSE est consulté sur le document unique et sur ses mises à jour.
Côté méthode, l'INRS décrit l'évaluation des risques comme le fait d'identifier, de recenser et d'analyser les risques, puis de les apprécier. Il rappelle que ces éléments font l'objet d'échanges avec les instances représentatives ou les salariés.
À qui transmettre. Le document unique est transmis par l'employeur, à chaque mise à jour, au SPST auquel il adhère (article L4121-3-1, VI).
Combien de temps conserver. Le DUERP, dans ses versions successives, est conservé par l'employeur et tenu à la disposition des travailleurs, des anciens travailleurs et de toute personne ou instance pouvant justifier d'un intérêt à y accéder (article L4121-3-1, V). L'article R4121-4 fixe la durée : 40 ans à compter de l'élaboration de chaque version.
L'article R4121-4 liste aussi qui peut y accéder, dont les membres de la délégation du personnel du CSE, le SPST et les agents de l'inspection du travail, et impose d'afficher un avis indiquant aux travailleurs comment accéder au document.
Et le portail de dépôt en ligne ? La loi du 2 août 2021 a prévu un dépôt dématérialisé du DUERP sur un portail numérique. Jusqu'à l'entrée en vigueur de cette obligation, l'article R4121-4 prévoit que l'employeur conserve les versions successives au sein de l'entreprise, sur papier ou sous forme dématérialisée.
En novembre 2023, dans une réponse à une question écrite au Sénat, le ministère du Travail indiquait que ce portail n'était pas opérationnel et faisait état d'un bilan bénéfice-risque négatif établi par l'IGAS.
Cette semaine : la liste de vérifications
Inutile de tout refaire. Une mise à jour utile part de ce qui a changé depuis la dernière version. Voici les vérifications à mener, dans l'ordre.
1. Retrouver la version en vigueur et sa date. Si vous ne savez pas dater la dernière mise à jour, c'est le premier point à corriger. Dès 11 salariés, cette date vous dit si l'échéance annuelle est dépassée.
2. Lister ce qui a changé. Nouveau poste, nouvelle machine, local réaménagé, nouveau produit chimique, nouvelle organisation des horaires : chacun de ces changements peut constituer un aménagement important au sens de l'article R4121-2.
3. Recenser les informations nouvelles. Un accident du travail, un presque-accident, une remontée d'un salarié, un avis du SPST ou une nouvelle publication de l'INRS sur un risque de votre métier peuvent intéresser l'évaluation d'un risque.
4. Réunir les contributeurs. Associez le CSE s'il existe, le salarié désigné pour la prévention s'il y en a un et votre SPST, puis organisez la consultation du CSE sur la version mise à jour.
5. Revoir le plan d'action. Programme annuel de prévention à partir de 50 salariés, liste d'actions en dessous : ajustez-le si la nouvelle évaluation l'exige.
6. Transmettre et archiver. Envoyez la nouvelle version à votre SPST, rangez-la à côté des précédentes sans les écraser, et vérifiez que l'avis d'accès au document est affiché.
Pour le détail de chaque cas, voir notre guide de mise à jour du DUERP. Et si vous en êtes encore à la première version, commencez par les règles qui rendent le DUERP obligatoire dès le premier salarié.
Une prévention qu'on montre, pas un classeur qu'on défend
Tenue à jour, la série des versions du DUERP raconte ce que l'entreprise a vu, décidé et corrigé au fil des années. C'est ce que vous pouvez montrer à vos salariés, au CSE, au SPST ou à l'inspection du travail. Avec iDuerp, les risques se saisissent sur le terrain depuis l'application mobile, le plan d'action se suit dans la console web et le DUERP se génère à partir de ces données. La conformité devient le plancher, et la mise à jour une habitude plutôt qu'une corvée annuelle.
Les questions que se posent les employeurs
Faut-il mettre à jour le DUERP chaque année quand on a moins de 11 salariés ?
Pas systématiquement. L'article R4121-2 du Code du travail impose une mise à jour au moins annuelle dans les entreprises d'au moins onze salariés. En dessous, la mise à jour reste obligatoire lors de tout aménagement important modifiant les conditions de travail et lorsqu'une information nouvelle intéressant l'évaluation d'un risque est portée à la connaissance de l'employeur.
Combien de temps faut-il conserver les anciennes versions du DUERP ?
40 ans à compter de leur élaboration, selon l'article R4121-4 du Code du travail. Elles restent à la disposition notamment des travailleurs et anciens travailleurs, du CSE, du SPST et de l'inspection du travail. Jusqu'à l'entrée en vigueur du dépôt sur un portail numérique, l'employeur les conserve dans l'entreprise, sur papier ou sous forme dématérialisée.
Faut-il envoyer le DUERP mis à jour au service de prévention et de santé au travail ?
Oui. L'article L4121-3-1 du Code du travail prévoit que l'employeur transmet le document unique, à chaque mise à jour, au service de prévention et de santé au travail (SPST) auquel il adhère.